Pendelegasian Wewenang dalam Organisasi

Pendelegasian wewenang adalah sesuatu yang sangat vital dalam aktivitas proses berorganisasi. Seseorang pengurus dalam organisasi sangatlah perlu melakukan penugasan kepada second linenya supaya pengurus lain dalam structural ataupun anggota bisa menjalankan operasional organisasi dengan baik hal ini akan banyak manfaat yang diambil sebagai pembelajaran dalam berorganisasi sekaligus merupakan pengkaderan dalam pengambilan keputusan walaupun sebatas mandate internal organisasi setingkat komisariat.

Selain daripada itu pendelegasian wewenang dalam berorganisasi akan memberikan nuansa bahwa tidak harus selalu level Ketua umum dan atau Kabid yang harus mendominasi langkah langkah kerja organisasi. Sebaliknya bila pengurus tidak mau mendelegasikan tugas dan wewenang maka bisa dikatakan organisasi tersebut tidak butuh siapa-siapa dan tidak melakukan pembinaan kepada anggotanya untuk turut serta aktif dalam berorganisasi selain pengurus itu sendiri.

Pada saat saat Ketum, Kabid ataupun pengurus yang lainnya menghadapi program kerja yang tidak mampu dilakukan oleh satu, dua orang maka sangat perlulah penunjukan ( Personal in charge ) pendelegasian kepada anggota agar mereka dapat mengembangkan kemampuan dan memperkuat organisais dalam hal ini bilamana terjadi perubahan struktur organisasi maka proses pengkaderan kita sudah terseleksi dengan sendirinya.

Yang harus dimanage dengan baik oleh pengurus disaat pemberian pendelegasian wewenang, pengurus tetap memberikan briefing dan arahan tujuan utama dari pendelegasian tersebut termasuk didalamnya langkah-langkah kerjanya yang akan dilaksanakan, tanpa menghilangkan kewibawaan otoritas dari pengurus atau pemberi wewenang tersebut.

Sebagai pengurus jangan sampai takut memberikan delegasi wewenang karena dianggap kehilangan otoritas, karena tanggung jawab tetap ada pada pengurus.

Dibawah ini ada beberapa tips yang  bisa dilakukan di tingkat manufacturing company yang mungkin tidak berbeda jauh bila kita ambil untuk diterapkan dalam organisasi dilevel komisariat dalam rangka menciptakan budaya organisasi di KOMSAS:

1.     Menciptakan Budaya Organisasi untuk motivasi anggota dari rasa takut / gagal berorganisasi.

Kadangkala atau bahkan banyak pengurus yang enggan memberikan wewenang kepada anggota karena takut yang diberi tugas dan wewenang gagal untuk dilaksanakan, inilah yang harus direduksi oleh pengurus itu sendiri dan berbalik dengan menciptakan dorongan kepada anggota untuk berpartisipasi aktif untuk memotivasi anggota harus berani menanggung resiko karena dengan begitu organisasi serta pengurus telah menjalankan proses pengkaderan dan akan menciptakan kader2 yg handal dan berpengalaman. Disini sisi baiknya pengurus menjadi semakin matang dalam artian bukan mengurangi otoritas pengurus tetapi justru membuka peluang bagi pengembangan diri anggota.

2.     Pendelegasian Wewenang sebagai bagian dari proses pengkaderan.

Dampak daripada pendelegasian wewenang adalah sudah barang tentu ada kelemahan-kelemahan yang akan dirasakan oleh pengurus ketika anggota yang diberikan wewenang dalam melaksanakan tugasnya dan atau lebih lebih selesai seluruh tugas dan tanggung jawabnya sampai pada serah terima tugas dalam sesi pelaporan pertanggungjawaban tugas. Sebagai pengurus harus tanggap sedini mungkin mengetahui sisi sisi kelemahan yang bakal timbul karena itu yakinkan kepada anggota bahwa pendelegasian wewenang ini merupakan proses pengkaderan dalam budaya organisasi HMI dan bukan semata mata untuk memberatkan anggota tetapi semata-mata untuk proses yang harus dijalani sosok organisatoris. Selain daripada itu perlu dijelaskan kepada anggota ada aspek positifnya untuk self improvement dalam menggali kekuatan dan kelemahan yang ada pada diri setiap anggota dalam berorganisasi. Sehingga tercipta mindset HMI minded.

3.     Memastikan anggota bahwa berorganisasi HMI aman.

Berorganisasi sebenarnya bagi Calon anggota / anggota yang tidak tahu pasti arah organisasi yang diikuti akan menjadikan anggota masuk – keluar organisasi tanpa tujuan dan apa manfaat dari sosok organisatoris, yang timbul dalam pikiran Calon / anggota sudah pasti akan membelenggu jalannya perkuliahan bagi pelaku organisasi itu sendiri; takut kuliah nggak lulus tepat waktu, takut IP tidak nyampek 3 keatas; takut dicap dengan identitas alumni HMI dll yang jelas merasa tidak aman dikampus dengan masuk berorganisasi.

Tetapi apabila pengurus dan anggota aktif bisa memberikan coaching kepada calon-calon anggota dengan kemasan yang bagus dan retorika yang memadahi dalam meyakinkan kepada mahasiswa dilingkungannya sudah pasti akan berbeda jauh dan sudah pasti akan ada lompatan keanggotaan yang melimpah ditubuh KOMSAS ( ini kritikan membangun bagi Ketum dan Pengurus Komsas Periode 2011-2012 ) untuk itu diperlukan kemampuan yang memadai bagi pengurus organisasi dengan cara terus belajar baik materi2 akademik maupun materi materi keorganisasian, sumber daya manusia, kesenian  dan diskusi diskusi rutin yang mengupas masalah management apa saja.

Untuk itulah sebagai pengurus perlu menunjukkan bahwa yang dihasilkan organisasi adalah sumberdaya manusianya yang handal dan tangguh berkualitas yang bisa dipertanggungjawabkan secara moral, tunjukan keyakinan bahwa sosok organisatoris tetap melakukan sesuatu yang terbaik, berpikir positif dan kedepan bisa melihat cakrawala pekerjaan yang luas.

4.   Mendidik pengurus mengendalikan otoritas dengan baik.

Pengurus yang belum paham dan mengerti mengendalikan pekerjaannya yang akan didelegasikan kepada anggotanya sudah pasti tidak akan bisa mengendalikan pekerjaan atau wewenang. Oleh karena itu pengurus yang lain harus mengajari mereka bagaimana mereka bisa mengendalikan pekerjaan yang diemban sebagai tanggung jawabnya. Dalam hal ini tampilkan budaya untuk membuat laporan kerja berkala: bisa bentuk mingguan, bulanan ataupun per quartal bisa dalam bentuk laporan program kerja pengurus yang mengemban jabatan fungsional dalam organisasi karena dengan demikian semuanya itu merupakan bentuk nyata dari tanggung jawab pengurus yang harus dilaksanakan oleh setiap pengurus dan secara periodik dilaporkan kepada KETUM dan disosialisasikan kepada seluruh pelaku organisasi KOMSAS.

Dari sini berbagai manfaat yang bisa kita ambil; diantaranya pengurus sudah pasti akan bisa terkoreksi sesuai dengan dasar otoritasnya masing masing dengan baik karena akan kelihatan mana program kerja yang sudah dijalankan dan mana program kerja yang belum dilaksanakan sehingga ada koreksi kolektif dari pelaku organisasi baik berupa pemikiran dan alternatif solusi untuk rencana kedepan sebagai subsituti program kerja yang sudah expired untuk dilaksanakan ( alternatif event yang bersifat insidential alias dadakan ). Dengan demikian point ini jangan sampai diabaikan karena merupakan bagian dari pengukuran keberhasilan dalam pencapaian dan sasaran kepengurusan ini, tanpa ini pengurus bisa dicap oleh anggotanya kepengurusan yang MALAS.

5.  Seorang KETUM harus pandai mendelegasikan mana yang harus dikerjakan sendiri atau tidak.

Sudah pasti ditunjuknya Pengurus inti ( sengaja saya tidak membatasi Ketum saja ) oleh anggota secara demokratis so pasti dianggap punya sedikit kelebihan dibanding anggotanya. Oleh sebab itu tidak semua wewenang dan tanggung jawab bisa didelegasikan kepada anggota ataupun bahkan pengurus yang lain. Dengan demikian Pengurus organisasi inti didalam setiap ada rapat pengurus yang mungkin diadakan secara bulanan harus ditentukan program kerja mana mana saja yang harus dilakukan oleh pengurus inti dan mana mana saja yang bisa didelegasikan kepada kepanitian dan atau anggota yang ditunjuk dan sudah barang tentu yang diberi wewenang disesuaikan dengan kualifikasi tanggung jawabnya masing masing. Dengan demikian Pengurus inti akan tidak sia sia dalam pemberian pendelegasian wewenang yang akan dijalankan sehingga sesuai tujuan serta sasaran organisasi.

6.     Memilih dengan tepat dan benar penerima wewenang.

Adanya ketakutan dibenak setiap pengurus inti adalah manusiawi dan wajar saja karena pengurus takut wewenang yang diberikan akan disalah gunakan oleh anggotanya. Ini banyak terjadi di perusahaan tetapi bila kita terapkan di suatu organisasi kemahasiswaan seperti halnya HMI, saya kira tidak akan terjadi conflict of interest ataupun insider trading didalam realitanya. Saya lanjutkan yang mungkin juga pengurus inti belum yakin benar dengan kemampuan sebaik yang pengurus lakukan sendiri oleh karena itu pilihlah secara cermat dan bijak pengurus lain ataupun anggota yang pantas menerima delegasi. Jangan sampai memilih sembarang orang tanpa ada rapat pemilihan secara aklamasi yang didukung oleh anggota yang lain dan paling tidak legitimasi anggota sangat diperlukan. Harus disadari pentingnya konsekuensi pendelegasian wewenang adalah upaya untuk mengembangkan kemampuan anggota dalam mengemban amanah organisasi atas tanggung jawab yang diberikan.

7.     Develop anggota agar mampu melakukan yang terbaik.

Bila pendelegasian wewenang sudah berjalan dengan baik maka sebagai pengurus inti organisasi harus mengupayakan pengkaderan berikutnya untuk anggota sekaligus mendevelop anggota agar berhasil dalam berbagai hal baik itu yang bersifat akademik maupun ruang lingkup organisasi yang telah disesuaikan dengan talenta serta keinginan masing masing anggota. Semua itu bertujuan agar anggota bisa lulus dengan baik, sekaligus agar anggota atau pelaku organisasi bisa mempertangungjawabkan pendelegasian wewenang dari Orang tua dalam hal ini terkait akademik dan Amanah organisasi tetap jalan dan bisa mampu menjadikan daya tarik tersendiri bagi calon calon anggota yang menyusul masuk HMI dimasa mendatang. Sudah barang tentu semuanya itu didukung dengan program kerja KOMSAS: misalnya Bank Soal ada dikomisariat dari berbagai jurusan dikoleksi, melakukan kajian sastra yang terkait dengan mata kuliah, mengadakan limited discussion dengan topik masing masing kebutuhan anggota dari jurusan yang ada dll.

8.     Ciptakan budaya Organisasi dengan TeamWork sesuai visi misi organisasi.

Dalam setiap Organisasi selalu ada salah satu atau beberapa pelaku organisasi yang ingin mendominasi dalam setiap keinginan realisasi program kerja. Atau sebaliknya lebih banyak lagi pelaku organisasi yang justru  ingin menghindari masalah dan menolak untuk tidak diberikan wewenang dan tanggung jawab, hanya senang jadi penggembira dalam organisasi. Nah………sebagai Pengurus inti tugas anda adalah memberikan keteladanan tujuan yang jelas bagi semua pelaku organisasi sehingga pengurus inti mampu menciptakan nuansa budaya organisasi dalam kebersamaan memperjuangkan visi misi HMI secara kerja Team. Disini harus benar benar tidak ada pengakuan kerja hanya mengatasnamakan pribadi pribadi tertentu, melainkan atas dasar kolektivitas kerjasama yang baik karena di HMI dibudayakan Kepemimpinan yang Kolektif bukan atas dasar pengkultusan pemimpin individu yang sukses.

Pada akhirnya disetiap permainan organisasi ataupun dalam kehidupan ini ”TIDAK ADA ORANG YANG ABADI JADI PEMIMPIN DAN TIDAK TERGANTIKAN KECUALI TEAM PEMENANG”.

Salam Motivasi,

Dari “Suparman” untuk adik adik pemangku jabatan fungsional di HMI Cabang Jember Komisariat Sastra

Saat ini menjabat sebagai Manager HRD Perusahaan Manufaktur Asing yang beroperasi di Sidoarjo.

YAKIN USAHA SAMPAI